اتوماسیون اداری تحت وب
نویسنده : سامانه ایده آفرین راشا ۱۳۹۶/۰۳/۰۲
با بهره گیری از اتوماسیون اداری تحت وب امکاناتی نظیر ساماندهی فرآیندهای سازمانی،انجام مکاتبات اداری به شکل الکترونیک در هر نقطه جغرافیایی و در هر زمان، سهولت کاربری ، امنیت کاری بالا ، پیگیری دقیق وظایف ، مدیریت سریعتر کارها و جلسات و... را برای شما فراهم می آورد.
در مطالب گذشته علاوه بر تعریف اتوماسیون اداری و عملکرد و ویژگی های آن ، تاثیرات این نرم افزار را هم ذکر کردیم.در مقاله ی جدید و پیش رو نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب که یکی از بهترین و کارآمد ترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری می باشد را به شما معرفی می کنیم.
از مهمترین اختراعات بشر برای ایجاد ارتباط و تبادل سریع اطلاعات اینترنت است که همه ی انسان ها را فارغ از موقعیت مکانی و زمانی جغرافیایی روز به روز به هم نزدیک می کند. سیستم هایی که تحت وب نیز هستند در همه ی شبکه های محلی و جهانی قایل استفاده می باشند.
قابلیتها و منافع سیستم های تحت وب به گونه ای است که سفارش و تاکید مشاوران سازمانها برای تهیه اینگونه از سیستم ها می باشد.
در ادامه سعی داریم تا با توضیح و مقایسه نسل های مختلف سیستم های اتوماسیون که موجب به وجد آمدن اتوماسیون تحت وب شد را بررسی کنیم.
نرم افزار دبیرخانه(نسل اول)
در سال های گذشته علت استفاده از سیستم های نسل اول صرفا ثبت و پیگیری نامه ها و مکاتبات به شکل مکانیزه بود و نتیجه حاصل از آن محدود به دبیرخانه ها بود ، به شکل تک کاربره استفاده می شد و عملیاتی مانند موارد زیر با استفاده از آن امکانپذیر بود:
قابلیت تعریف دبیرخانه های مستقل و مجزا
مشخص نمودن شماره گذاری نامه ها به ازاء هر دبیرخانه
درج و ثبت اطلاعات نامه های وارد و صادر شده
ثبت داده های بایگانی
نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت اینترانت یا شبکه داخلی(نسل دوم)
پس از سیستم های اتوماسیون نسل اول نسل جدیدی از سیستم ها به بازار آمد به نام نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت اینترانت که با استفاده از آنها علاوه بر انجام عملیات نسل اول ، قابلیت استفاده از سیستم در شبکه و بصورت همزمان برای همه افراد سازمان را دارا بود.
عملیات زیر در این نسل از نرم افزار امکاپذیر بود:
امکان تعریف نوع های مختلف ساختارهای سازمانی
امکان دسترسی های مجاز سازمانی جهت ثبت و ارجاع نامه ها و مکاتبات
امکان سطح های مجاز دسترسی به مکاتبات دسته بندی شده
قابلیت درج انواع پیوست به نامه
قابلیت ارسال کردن یا ارجاع اسناد به شکل اصل یا کپی
قابلیت استفاده کردن از ویرایشگرهای متنی در نرم افزار
قابلیت دسته بندی پرونده های بایگانی
قابلیت مدیریت انواع کارپوشه ها
قابلیت جستجوی پیشرفته
امکان رد و بدل کردن پیام ها و گفتگوها به طور مستقیم در داخل نرم افزار
و…
نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب یا اینترنت (نسل سوم)
در آخر با استفاده از فناوری ها و مفاهیم جدید در در حیطه نرم افزارهای اتوماسیون اداری ، نرم افزارهای اتوماسیون تحت وب به بازار آمدند.
از اصلی ترین ویژگی های نسل سوم نرم افزارهای اتوماسیون اداری قابلیت استفاده آن ها در محیط وب و اینترنت است. این نرم افزارها با تحت وب بودنشان همه ی نیازها و درخواست های اطلاعاتی کارشناسان یا مدیران را فارغ از محدودیت های زمانی و مکانی جوابگو می باشد.
با بکارگیری نسل سوم نرم افزارهای اتوماسیون اداری علاوه بر وظیفه های پیشین نرم افزارهای نسل قبل،وظیفه های زیر نیز امکان پذیر است:
قابلیت بکارگیری نرم افزار در محیط وب
آسانتر شدن ثبت اطلاعات با سرعت بیشتر ، بایگانی آنها و دسترسی راحت تر به سوابقشان
آسانسازی و سرعت گرفت جابجایی مکاتبات بین واحدهای درونی و بیرونی سازمان
قابلیت درج حاشیه بر روی نامه به صورت متنی یا با قلم نوری
کاهش یافتن مدت زمان پاسخگویی به مکاتبات
جایگزینی و واگذاری وظایف سازمان به شخص دیگر
بهره گیری از تکنولوژی های جدید مثل:فاکس،ایمیل و...
آماده کردن گزارش های لحظه ای از وضعیت مکاتبات عملکرد کاربران
مراجعه غیر حضوری ارباب رجوعان برای پیگیری درخواست های خود
ارتباط الکترونیکی با بقیه سازمان ها
تسهیل در برگزار شدن جلسات
بهره گیری از امضای دیجیتال
استفاده از تابلو اعلانات
استفاده از سیستم در نسخه های مختلف مانند موبایل،تبلت و ...
و…
نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مدیریت فرایندهای سازمانی (نسل چهارم)
باپیدایش نسل چهارم نرم افزارهای اتوماسیون اداری امکان بهره گیری از سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی به وجود آمد که با استفاده از آن می توان مکاتبات و فرم های سازمانی درون نرم افزار را به جریان انداخت.در مجموع می توان گفت کار اصلی سیستمهای مدیریت فرایند سازمانی یک راه ارتباطی بین کاربران و نرم افزار اتوماسیون اداری با سایر سیستمهای اطلاعاتی است.
دموی نرم افزار اتوماسیون اداری
به نسخه نمایشی نرم افزار جهت آشنایی با محیط و امکانات نرم افزار و بررسی کارایی آن دمو می گویند.قبل از خرید نرم افزار کاربران تمایل دارند تا به صورت مختصر با نرم افزار آشنایی پیدا کنند و از انتخاب و خرید خود اطمینان حاصل پیدا کنند،دمو این امکان را در اخیارشان قرار می دهد. همچنین جلسات دمو بسته به سطح شرکت کنندگان می تواند تخصصی یا مدیریتی باشد.
پس از برگزاری جلسات دمو نیز در جهت شفافیت کار، هر زمان که نیاز به مشاوره های تخصصی و فنی بیشتری داشته باشید، کارشناسان آماده پاسخگویی به سوالات شما بصورت رایگان خواهند بود.
امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد، شما را دعوت میکنیم که ار سری نرم افزارهای تحت وب سانیار طراحی و توسعه شرکت ایده آفرین که اولین سری نرم افزاری تحت وب در حوزه مدیریت خدمات پس از فروش ، گارانتی و تعمیرات در ایران را تولید نموده دیدن فرمایید، نرم افزار خدمات پس از فروش سانیار تحت وب - نرم افزار مدیریت گارانتی سانیار تحت وب - نرم افزار مدیریت تعمیرات تحت وب
برای کسب اطلاعات بیشتر راجب اتوماسیون اداری مقالات زیر را نیز مطالعه کنید:
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟
